От заметок в телефоне
к прозрачным бизнес-процессам

В этой статье разберем, как молодая компания в сфере пошива одежды подготовилась к масштабированию с помощью бизнес-консалтинга. И в первую очередь, какие задачи нужно обязательно выполнить ДО того, как Вы начинаете привлекать инвестиции и вкладывать личные средства в увеличение объема продаж и производства, чтобы рост не стал для компании фатальным.

Итак, наш пример — швейное производство в премиум-сегменте, с которыми работали консультанты "ПОЛЕ: Т Консалтинг" Лидия Веденина и Мария Фофанова.

Продажи — несколько миллионов рублей в месяц, лояльные клиенты, растущая востребованность. Но за внешним успехом скрывался операционный хаос, который стал серьезным барьером для роста и привлечения инвестиций. Собственник и новый инвестор видели развитие по-разному, а команда балансировала на грани выгорания.

Если анализировать ситуацию глубже, проблема носила не только процессный, но и ценностный характер. Как и многие начинающие бизнесы, компания строилась на принципах «фиолетового» кода по спиральной динамике: сплоченный коллектив, энтузиазм и лояльность сотрудников. Бизнес — это общее дело, управляемое «красным» основателем — «главой племени», чьи творческие порывы и «интуитивные» решения принимаются как должное и исполняются без вопросов. И это именно те составляющие, которые привели бренд к первым успехам и росту оборотов.

Однако если вовремя не начать создавать в компании «синий» код операционного управления на основе правил и регламентов, простаивать формализованную и понятную для каждого логику работы компании — появляются серьезные риски для бизнеса.

Эти риски конечно могут игнорироваться, пока количество операций и человек в команде небольшое. Но очень быстро превращаются в реальную угрозу для бизнеса, когда компания начинает расти.

Какие именно проблемы выявили наши консультанты в данном случае?

1. Культура «все делают всё».  Типичная "фиолетовая" парадигма бизнеса, существующего по принципам семьи -племени, каждый член которого делает то, что нужно для общего блага и выживания. И это абсолютно нормально на старте, но при росте превращается в кошмар. Нет четких зон ответственности, решения зависят от одного человека, сотрудники выгорают, пытаясь закрывать задачи на всех фронтах. Процессы остаются в головах, а не в регламентах.

Риски:

• когда дело доходит до сложной работы и ответственных решений "все" превращается в "никто"
• постоянное переключение с задачи на задачу ведет в выгоранию за пару месяцев - сотрудники начинают чаще ошибаться, болеть, конфликтовать и увольняются (хорошо если без скандала)
• потеря ключевого сотрудника приводит к провалам или остановке бизнеса
• собственник выгорает быстрее всех, начинаются проблемы со здоровьем, сложности в семье

2. Финансы в «слепой зоне».

• Учет у клиента велся в разрозненных таблицах, мессенджерах и в заметках на телефоне основателя
• Не было единой системы, чтобы быстро ответить на вопрос: «Какова реальная себестоимость этой коллекции?», «какой канал продаж приносит больше денег».

Риски:

• ошибки в принятии решений, Без финмодели решения принимаются "по наитию", рекомендациям из соцсетей и потому что Вася из бизнес-клуба так делает. А следовательно -
• слив бюджетов на маркетинг, рекламные акции, низкая маржинальность.
• невозможность спрогнозировать поток денег - как результат: кассовый разрыв подкрадывается незамеченным.

В данном кейсы, наши консультанты выявили скрытые расходы и грядущий  кассовый разрыв, который собственник не замечал из-за отсутствия консолидированной отчетности.

3. Отсутствие прозрачных бизнес-процессов. От разработки эскиза до отгрузки клиенту и обработки возврата — ни один процесс не был формализован. Это приводило к срыву сроков, ошибкам в логистике и невозможности придерживаться необходимому ритму запуска коллекций.

Другие риски:

• лишние действия (каждое решение нуждается в согласовании, каждое взаимодействие - как в первый раз)
• повтор ошибок: бизнес-процессы позволяют фиксировать совершенные просчеты, чтобы не повторять их будущем. Создают внутреннюю "базу знаний", к которой может обращаться команда
• сложности в адаптации новых сотрудников - скорость и эффективность работы будут зависит от того, если ли время, настроение, симпатия у более опытных сотрудников (а как минимум времени обычно не бывает). В итоге новичок будет терять время, ошибаться, нарываться на конфликты и терять мотивацию, даже не начав работать.

4. Неэффективные коммуникации в команде и отсутствие оргструктуры. Кто за что отвечает? Кто принимает решения? Кто кому передает задачи? Без ответов на эти вопросы масштабирование невозможно. Мы обнаружили пересечение функций и «узкие горлышки» в коммуникациях.

Риски:

• отсутствие четких границ ответственности приводят к тому, что сотрудники не понимают, что они могут делать, а что нет - и на всякий случай не делают ничего, чтобы не накосить
• теряется мотивация и вовлеченность
• теряется время на согласование решений
• появляются противоречивые сообщения в сторону поставщиков, клиентов (один сотрудник говорит одно, другой другое), а это создает пространство для давления со стороны недобросовестных контрагентов

5. Стратегическое противоречие. Собственник хотел сохранить камерность и "семейный" формат коммуникаций, инвестор — агрессивный рост. . Это на самом деле наиболее значимое препятствие, которое тормозит любое развитие, так как нет общей цели и видения и может привести к серьезному конфликту, если останется без внимания на первоначальных этапах сотрудничества.

Риски:

• саботаж и блокирование решений одной или обеими из сторон
• "случайные" и "необъяснимые" ошибки управления, мешающие реализовать стратегию, даже если на словах все хорошо
• рост бизнеса останавливается, инвестор теряет деньги, фаундер - свою компанию, репутацию и самооценку

Какой объем работы был проделан экспертами ПОЛЕ:Т за 4 недели, чтобы помочь компании преодолеть текущий хаос в бизнес-процессах и создать надежную опору для масштабирования.

1. Глубинный аудит: Провели 15 интервью с каждым членом команды — от дизайнера до бухгалтера. Проанализировали все имеющиеся отчеты и документы.
2. Визуализация «как есть»: Построили BPMN-схемы всех ключевых процессов (разработка, производство, продажи, логистика). Это позволило всем — от собственника до инвестора — увидеть хаос и точки сбоев.
3. Финансовая прозрачность: Разработали детальную финансовую модель на 18 месяцев, которая учитывала реальные операционные циклы и риски. Интегрировали в модель калькулятор себестоимости на единицу продукции — основу для будущей юнит-экономики.
4. Проектирование «как должно быть»: Предоставили рекомендательную оргструктуру с четким распределением ролей, карту рисков с приоритизацией и дорожную карту внедрения изменений.
5. Стратегический вывод: Мы не ограничились операционными вопросами. Мы четко обозначили необходимость стратегической сессии для согласования видения между основателем и инвестором.

Результаты проекта:

• Структурирована вся операционная деятельность бренда в едином пакете документов.
• Внедрен финансовый контроль: клиент получил инструменты для ежедневного учета и прогнозирования.
• Выявлена и доказана неэффективность части каналов продаж, что позволило перенаправить ресурсы.
• Создана основа для масштабирования: инвестор получил полную картину, а команда — понятный план развития без потери креатива и энтузиазма.
• Бизнес «повзрослел», сохранив свою творческую энергию, но обретя системную прочность.

Вывод и наш ключевой insight:

Часто проблемы — это не сбои в процессах и не ошибки управления, а предвестники нового этапа развития компании.

"Up or Out", рост или постепенная деградация: творческий стартап, начинающийся как хобби или "общее дело", вместе с первыми успехами сталкивается с необходимостью стать системным бизнесом.

Наша задача на этом пути — не найти косяки и недоработки в управлении, а помочь сохранить душу бренда, выстроив для нее надежную и масштабируемую систему. Мы помогаем бизнесу эволюционировать, предоставляя ему нужные инструменты в нужный момент.

Готовы провести инвентаризацию своих бизнес-процессов и найти точки роста?

Чтобы провести предварительную диагностику, выявить системный источник проблем и ошибок в вашем бизнесе, а также получить консультацию экспертов ПОЛЕ:Т можно, оставив заявку на нашем сайте.